Офисът умря. Да живее офисът!

От време на време всеки мечтае да избяга от офиса – да избяга от ежедневните пътувания до работното място, купета с компютри, безвкусно кафе в кафемашина.

В една мразовита февруарска утрин, 30+ репортери, редактори, дизайнери, които правят нюйоркското списание Inc., се събраха в конферентната зала, за да обсъдят плана на следващата стая. На такива срещи се обсъждат нови статии, поръчване на илюстрации и др.д. Но тази среща беше специална, защото следващото издание трябваше да се подготви при необичайни условия. Когато срещата приключи, се върнахме по бюрата си, опаковахме нещата и се прибрахме. Експериментът започна. Временно се превърнахме във виртуална компания.

От време на време всеки мечтае да избяга от офиса – да избяга от ежедневните пътувания до работното място, купета с компютри, безвкусно кафе в кафемашина. Но за редакционния съвет на Inc. раздялата с офиса беше трудна. Фактът е, че ние заемаме може би най-красивата редакция в цял Ню Йорк. Намира се на последния етаж в нова офис сграда за 700 милиона долара. Нашият офис има прозорци от пода до тавана и изглед към Статуята на свободата и Емпайър Стейт Билдинг. Дори отдаваме под наем помещения на фотографи – за заснемане.

Като цяло редакцията не е най-доброто място за експериментиране с виртуалност. Издаването на списание е традиционен бизнес. Ние публикуваме Inc повече от 30 години. и го изпратете на читателите, като използвате истински, а не имейл. Работим в тясно сътрудничество - седим пред компютъра на колега, спонтанно разговаряме и си пречим на работата.

И сега се възхищавайте: пиша тези редове, обути в чехли, с котка, кацнала в скута ми, и списък с колеги в прозореца на интернет пейджъра на екрана на лаптопа. Неведнъж сме писали за експерименти с нови форми на работа. Бизнесмени, учени и консултанти разказаха от страниците на Inc., че може да направи компанията по-продуктивна и да намали разходите за управление. Чухме и друго мнение: идеята да направим виртуална компания като нашата е пълна лудост.

Е, дори идеята да е странна, но изведнъж това е нашето бъдеще? Затова решихме да опитаме. И от следното разбраха защо и как да преминат – или да не преминат – към виртуална работа. Помислете за това и вие, мислейки за вашето безофисно бъдеще.

Етап 1. Пребройте всичко

Нека започнем с основната, най-очевидна причина за превръщането на една компания във виртуална: това може да ви помогне да спестите много.

Нека обясня: експериментът, който проведохме, беше в известен смисъл хипотетичен. Продължихме да плащаме за наема на свободните площи, а нередакционните отдели – рекламни, административни, компютърни – продължиха да работят както преди. Но ако редакцията нямаше нужда от офис, щяхме да спестим 500 хиляди долара само от наем. през годината. Огромна сума за нашата компания - ако се плати под формата на годишен бонус, всеки служител на пълен работен ден ще получи 16 хиляди долара. (Сумата, както и много изчисления в тази статия, е спекулативна. Изхождаме от средна наемна ставка за офис в Манхатън от $525 на кв. м годишно и офис площ от 1000 кв. м.)

Работете ефективно от вкъщи

Други възможни спестявания идват под формата на повишена производителност. Работейки от вкъщи, всеки от нас спестява средно един час на ден на път. Това означава, поне на теория, че работният месец на всеки служител се увеличава с 20 часа. За компанията това означава, че всички служители работят по половин седмица на месец безплатно.

Но дори служителите да не отработват тези часове за „извънреден труд“, оставянето им да останат вкъщи е бонус, който няма да ви струва скъпо. Имаше време, когато компаниите, желаещи да преминат към телекомуникации, трябваше да купуват куп скъпо оборудване и да наемат консултант, който предписва работния процес и провежда обучение на служителите. Днес, благодарение на разпространението на безплатни, лесни за използване комуникационни технологии, много консултанти са без работа и повечето виртуални компании работят без офис, не в резултат на дълги дискусии и внимателно планиране, а просто защото „това просто така се случи.". „Мислех така: за да не губим време, ще започнем да работим без офис и в бъдеще ще се събираме на едно място“, спомня си Тони Конрад, който основа Sphere през 2005 г., която разработва софтуер за издатели и блогъри. В резултат на това Конрад така и не стигна до точката да събере всички части на едно място, защото след три години продаде компанията си на най-големия интернет доставчик AOL за 25 милиона долара.

Повечето виртуални компании продължават да харчат пари за основно оборудване и услуги, необходими за работа от дома, закупуване на компютри, мобилни телефони и необходимия софтуер за служителите. Но други разходи, включително плащане на интернет, сметки за ток и закупуване на офис мебели, се прехвърлят от компанията на служителя. „Парите, които служителят спестява за транспорт, пране и храна извън офиса, повече от покриват тези разходи“, казва Анди Абрамсън, основател на PR агенция Comunicano. Той управлява служителите си (има 32 от тях) от вкъщи. Както при обикновените компании, те могат да приспадат производствените разходи от данъци, които компанията не ги компенсира, включително частични плащания за наем или ипотечни плащания (ако къщата има стая, която се използва само като офис).

Единственият разход, който се увеличава, когато една компания става виртуална, са адвокатските хонорари. Законът на САЩ не прави разлика между обикновен офис и това, което организирате у дома, и това е, което може да причини главоболие на компаниите, чиито служители работят в различни щати. „Ако имате служител в даден щат, тогава от правна гледна точка правите бизнес там“, обяснява Дейвид Голдънбърг, основател на Virtual Law Partners. Това означава, че ще трябва да плащате данъци на държавата върху получените доходи. Общите данъци може да не се увеличат значително, но компанията ще трябва да похарчи поне няколко хиляди долара за адвокати, за да се увери, че няма нарушени местни закони.

Стъпка 2. Въоръжете се технически

Повторете след нас: технологичната страна да отидете на работа без офис не е толкова трудна, колкото изглежда. Колкото повече време прекарвахме извън офиса, толкова по-рядко мислихме за технологиите. Повечето служители се нуждаят от лаптоп, за да вършат работата си, някакъв безплатен софтуер, достъп до интернет - и не много повече от това.

Как да работим ефективно дистанционно?

За разлика от „реалните“ компании, които най-често придобиват сървъри, мини-PBX и куп лицензиран софтуерен продукт, „виртуалните“ се възползват от безплатни или евтини услуги, които отдавна са познати на отделните потребители. И не жертват нищо. Персонализирани услуги като Gmail, Skype или Dropbox обикновено са не само по-евтини от техните бизнес конкуренти, но и също толкова добри. Освен когато просто са по-добри. „Производителите на търговски софтуер инвестират всичките си пари в продажби и само малка част от парите отиват за подобряване на характеристиките на продукта“, казва Пол Греъм, основател на Y Combinator, бизнес инкубатор, който инвестира малки суми в много виртуални компании. „Едно от предимствата на виртуалната работа е, че можете да използвате евтин софтуер по поръчка, вместо да купувате лош търговски продукт.“.

Нека разгледаме конкретен пример - Skype. Нашите служители обичат Skype, както и 500 милиона потребители, които правят безплатни или евтини обаждания от компютрите си. Повечето американски компании за Skype пренебрегнаха. Но не и изданието на Inc., спестяване на прилична сума - около $ 770 годишно на служител - от телефония. Имаме стационарни телефони и те са в перфектно състояние: чувате тон за набиране, когато поднесете слушалката до ухото си. Но Skype извършва и приема обаждания перфектно, плюс това позволява видео разговори, незабавни текстови съобщения и отлично качество на звука. Годишната сметка за използване на Skype струва $80 на служител.

Персонализираните технологии са не само евтини, лесни за използване и надеждни, но и се актуализират с безпрецедентна скорост. Докато софтуерната индустрия е жестока конкуренция между технологични гиганти и успешни новодошли, виртуалните компании винаги имат възможност да получат повече за по-малко. Точно когато щяхме да напуснем офиса, Skype обяви, че ще поддържа HD видео безплатно. Компании като Cisco таксуват десетки хиляди долари за подобни услуги. Приблизително по същото време Google обяви възможността за качване и споделяне на всеки файл на своите сървъри - и то безплатно.

Единственото истинско техническо неудобство беше изпитано от нашата ИТ услуга. Виртуалните компании нямат свои собствени сървъри, вместо това наемат място за съхранение от компании като Amazon и Rackspace. Това е много по-евтино от закупуването и поддръжката на компютърен хардуер. Но Work Inc. все още разчита на стая с десетки физически сървъри, които ни предоставят имейл и ни позволяват да оформяме страници на списания. Това отчасти се дължи на факта, че редакторите на Inc. е само едно подразделение на нашето издателство, отчасти защото нашата система е изградена много преди разпространението на разпределените технологии за изчисления в облак.

Когато седим в офиса, системата за отстраняване на грешки работи чудесно, но установяването на отдалечен достъп за всички служители по време на нашия експеримент е друга история. Зареждането на фиктивна статия, което обикновено отнема няколко секунди, отне 10 минути на нашите домашни машини. Дизайнерите, в очакване на файловете да бъдат напълно изтеглени на компютрите си, с радост преминаха към новините за Зимните олимпийски игри във Ванкувър, но трябва да кажа, че редакционният процес беше значително забавен.

Как да се развиваме у дома?

Стъпка 3. Настани се удобно

Там, където се чувстваме по-комфортно, отколкото у дома? Но работата там не е лесна задача. През първата седмица много от нас бяха неспокойни. Някои забравиха да ядат, други ядоха твърде често. Краката ни измръзваха, гърбът ни болеше и най-лошото е, че понякога отношенията се влошаваха. „Най-трудната част беше да убедя семейството си, че докато съм физически у дома, не съм наистина достъпен“, казва старши редактор Рик Шайн. „Разбира се, имаше някои приятни моменти – например, когато чух как синът ми се учи да свири на пиано – но имаше някои непредвидени търкания.

Оказа се, че прекарвайки целия си възрастен живот в офиса, ние неусетно придобиваме определени навици: някои отиват до най-близкия магазин, за да си купят сандвич, други се прибират точно в 18:30 часа. Тези малки ритуали са нашата индивидуална защита срещу стрес, обезсърчение и емоционален стрес като цяло. Но навиците не се пренасят лесно у дома.

„По странен начин се почувствах по-привързан към компютър от преди“, казва кореспондентът Кейси Веръм. - Сега седях цял ден в тесния си апартамент, без да разменя дума с никого. Беше странно усещане.". Кейси се надяваше, че по време на „виртуалния месец“ ще ходи на фитнес през деня и ще преправя всички натрупани малки неща, които така и не успяха. Тя обаче не винаги успяваше да намери време за вечеря.

Преместването на дома не означава автоматично намиране на хармония. „Балансът ми между професионалния и личния ми живот е нарушен“, казва Мат Трифиро, главен изпълнителен директор на 1000 Markets, виртуална компания, която управлява от дома си във Вашингтон. — Вярно е, че ако трябваше да отида в офиса, щях да виждам семейството си още по-рядко. Трифиро казва, че всеки служител във виртуална компания трябва да установи „правило за заключени врати“. „Синът ми е на 2,5 години, но вече знае: за да влезеш в офиса ми, ти трябва основателна причина“. Навикът да се оттегляте на собственото си място в къщата и правилото да се обличате така, сякаш отивате в офис, пълен с хора, е добър начин да настроите емоционално себе си и семейството си на факта, че работният ден е започнал.

В същото време да се настаните удобно у дома означава да подготвите работното си място със същата грижа, с която бихте подредили мястото си в обикновен офис. През първата седмица от експеримента непрекъснато си пишехме как ни липсват офисните столове. Работата в леглото може да звучи като недостижима мечта за някои, но на практика преминаването от ергономичен стол към матрак бързо ще завърши с болки в гърба.

Разбира се, красотата на една виртуална компания е, че вече не сте приковани към едно място. След няколко дни работа сам - и нарастваща жажда за общуване със себеподобните си - установих, че разделям дните си между хола и ходенето в кафенето. Между другото, читалищните центрове, които наемат бюро за деня, могат да бъдат алтернатива на кафене. Друго странно подценявано място за работа е обществената библиотека.

Домашни хобита, които генерират доходи

Стъпка 4. Управлявайте емоциите си

За много компании това е много трудна задача - както се оказа, и за нас. Изданието на списанието, подобно на други творчески занимания, включва известна доза творчески разстройство, "контролиран хаос". От време на време се разсейваме от работата и като цяло се държим както си искаме. Отвън може да изглежда малко хаотично, но е подходящо за работа.

Подобни особености на нашата работа правят редакцията на списанието особено трудно място за преминаване към пълна виртуалност. „Отдалечената работа може да бъде опустошителна за компаниите, в които решенията се вземат в движение“, казва Батия Визенфелд, професор в Stern School of Business към Нюйоркския университет. "Случва се служителите да започнат да ги приемат независимо един от друг, без предварително обсъждане.". Може би това не е лошо, ако въпросите са малки, но ако се отнася до същността на вашата работа, може да възникнат трудности.

Въпреки това, има начини да накарате хората да си сътрудничат. Повечето компании без офис правят нещо като "виртуална стая за пушене", като организират общ чат в Skype или някоя от специализираните услуги, разработени специално за такива цели (вж. „Безплатно и лесно“ с. 84). И накрая, има такова нещо като видео чат. Изпробвахме различни програми – от безплатен Skype до скъпи видеоконферентни връзки от Vidyo. Изживяването се оказа изненадващо лично, което ви позволява да разберете по-добре колегите си. Все пак опознавате апартаментите им, децата им и вкусовете им в домашните дрехи. Но все пак е много трудно да се постигне същата непосредственост като при истинска среща.

Използването на видеоконферентна връзка за чесане на езици изглежда като загуба на време и в крайна сметка говорихме помежду си много по-малко, отколкото лично. „Никога не съм общувал с толкова много хора виртуално“, казва Линдзи Зилберман, журналист, който беше нает два месеца преди началото на експеримента. „Когато не виждаш хора ден след ден, имаш чувството, че изобщо не си свързан с никого“.

В известен смисъл може да е добре. „Отдалечената работа ви прави много по-ефективен мениджър“, казва Конрад. "Когато всички работят рамо до рамо, погледът ви може да се разфокусира и вие давате на хората повече свобода, отколкото заслужават.". Звучи трудно, но е истина. Много мениджъри оценяват служителите преди всичко по способността им да пристигат навреме и да останат до късно на работа. Във виртуален офис тази подмяна на понятията е невъзможна.

Намаляването на комуникацията улеснява определени видове работа. Пиша статии вкъщи много по-продуктивно, където не съм ограничена от времеви рамки и понякога се увличам толкова, че забравям за времето и работя дълбоко през нощта. От друга страна, когато не пиша, се чувствам напълно изолиран и настроението ми може да се промени за една минута от пълно удовлетворение до ужасно съмнение в себе си. Тези чувства са често срещани при работещите от разстояние и изискват внимателно обмисляне от ръководителя на полевия офис. „Някои работници се губят“, казва Трифиро. - Ето защо, веднъж на две седмици прекарвам час или дори повече, разговаряйки с тях в чата, като цяло, за нищо. Помага за преодоляване на емоционалната празнота".

Списък с изтрити работни места

Стъпка 5. Обясни се

И така, вие заключихте офиса, прибрахте се вкъщи и станахте "виртуални". Компанията спестява пари, служителите са доволни. Вашият бизнес никога не е бил толкова успешен. Единственият проблем е, че вашите колеги, клиенти и конкуренти са убедени, че сте извън бизнеса. Ден след като обявихме, че временно затваряме офиса, автор на блогове за Columbia Journalism Review написа: „Ако съм служител на Inc., Не знам дали бих приел този експеримент като замислена иновация, която ни доближава малко до журналистиката като колективна форма на дейност, има за цел да намали разходите и може да спаси умираща индустрия за списания, или изпада в паника, мислейки, че списанието е премести офиса си сред тежкото положение на индустрията към небето и ще мълчи завинаги ".

Тези спекулации – че опитът ни да работим без офис е прелюдия към закриването на списанието – издават общи предразсъдъци относно работата от разстояние. Аутсайдерите са склонни да се отнасят към дейностите на дори успешни виртуални компании с недоверие, ако не и с присмех. За да променят мнението си към обратното, е необходимо да променят виждането си за вас и вашата компания.

В компаниите, които прибягват до дистанционна работа, този проблем с възприятието се решава чрез описание на тяхната дейност. Нашият колега Ли Буханан, който действа като колумнист на Inc от 2006 г. от дома си близо до Бостън, съветва да не се казва "работя от вкъщи", а "работя в домашен офис". Благодарение на интернет услуги като Google Voice, които ви позволяват да прехвърляте обаждания до домашните телефони на служителите си безплатно, е трудно да разберете кой къде се намира. Хората, които ми се обадиха по време на нашия експеримент, вярваха, че им отговарям от редакцията и не смятах за необходимо да ги разубеждавам.

Вече 34 милиона американци работят от вкъщи – поне прекарват част от работното си време там – и според проучванията на Forrester масовото съзнание престава да възприема човек, който няма бюро в офиса, като „ненужен за персонала“.

Нашият старши редактор Надин Хайнц проведе разговор с представители на компанията Fellowes много преди началото на "виртуалния месец". Те с радост се съгласиха да отложат срещата от редакцията до дома й на Стейтън Айлънд и пристигнаха въпреки виелицата, която покри цял Ню Йорк със сняг в онези февруарски дни. „Всичко мина точно като в офиса“, казва Надин. Освен ако съпругът й не трябваше да вземе лопата и да разчисти алеята към къщата, докато самата Надин почерпи гостите със собствения си изпечен хляб.

Но не всеки е отворен за промяна. „Не казвайте, че работите за виртуална компания“, съветва Тони Конрад, който също е партньор в True Ventures, която инвестира във виртуални компании. — Кажи ми, че офисът ти е в Сан Франциско или някъде другаде. Конрад препоръчва наемането на офис за срещи с клиенти. Едно от неговите "обвинения", фирмата Automatic, наема офис на блок от дома на шефа на компанията Мат Мюленвег. „Аз самият ходя там само за срещи“, казва Мюленвег.

Не знаете как да промените живота си към по-добро? Съсредоточете се не върху плюсовете, а върху минусите

Статутът на виртуална компания може да бъде възприет от клиентите като недостатък, но се превръща в предимство при наемане на персонал. В Сан Франциско, един от високотехнологичните региони на Съединените щати, има ожесточена конкуренция за талантливи инженери. И Мъленвег избира кадри извън Северна Калифорния. Тук живеят само седем от служителите му.

По време на нашия "виртуален месец" търсихме уеб продуцент. „Първо обясних на тези, които дойдоха за интервюто, че офисът не е празен, защото уволнихме всички“, казва Мик Хофман, заместник-главен редактор на Inc.com. „И тогава имаше усещането, че ни предлагат гъвкави условия и работата се оценяваше по реални резултати“. Това е, колеги от Columbia Journalism Review.

Стъпка 6. Създайте своя собствена атмосфера

Тази стъпка е най-трудната стъпка от всички, тъй като не е много съвместима с всички други аспекти на прехода към работа без офис. Свързва се с нови ценности и ползи, за които не знаем нищо и които е трудно да се предвидим, няма почти никакво отношение към новите технологии или модели на управление и няма да е възможно да го направим дори по време на безкрайно дълги дискусии . Освен това включва сериозни въпроси, които ще трябва да си зададете: каква е вашата компания, какво бихте искали да я видите и най-важното, защо изобщо станахте предприемач?.
Най-общо казано, превръщането на една компания във виртуална означава преход от идеята за съвместни дейности на група широки специалисти към идеята за евтини, ефективни, работещи "от и до" тесни специалисти. За някои собственици на бизнес това звучи примамливо – кой ще се откаже от евтините ефективни работници? Но за тези, които възприемат служителите като членове на семейството и не вярват, че външни лица могат да работят успешно заедно, перспективата може да изглежда различно.

Всъщност теорията на мениджмънта казва, че компаниите съществуват, защото колективната работа създава повече стойност, отколкото индивидуалната работа сама. Следователно, ако виртуалната компания не е в състояние да намери начин как разединените работници да обединят усилията си, съществува риск от съкращаване на производството и провал. „Има шанс виртуалната компания да престане да бъде такава и да се превърне в пазар, където всеки служител действа сам“, казва професор Визенфелд. Тя вярва, че служителите, чувствайки своята разединеност, ще вземат решения единствено в собствен интерес.

Но има компании, които смятат, че на такава основа трябва да се гради бизнес. Например базираният в Калифорния oDesk, който се таксува като „аукцион в eBay за виртуални компании“. ODesk продава софтуер, който управлява наемането, уволнението и възнагражденията. Потенциалните кандидати са изброени в интернет указателя - последния път, когато намерих там журналист, който се зае да върши същата работа, която върша аз за много по-ниска заплата. И когато служителите са наети, софтуерът oDesk следи заетостта им през целия работен ден. Те отчитат честотата на натискане на клавиши и щраквания на компютърна мишка, могат дори да правят снимки на служител, използващ уеб камера на произволни интервали. Нещата вървят добре: oDesk продаде софтуера си за 128 милиона долара. Компанията отдава под наем за 300 хиляди долара. годишно офис площ от 750 кв. м, където повечето от нейните 32 работници на пълен работен ден идват 4 пъти седмично. Обадих се на шефа на oDesk Гари Суорт във вторник, в деня, в който трябваше да работи от вкъщи, но той беше в офиса. „Имам време да направя повече тук“, каза той.

Домашни хобита, които генерират доходи

Не предполагам, че е невъзможно да се създаде силна мотивация за работа извън офиса - всички ръководители на компании, споменати в тази статия, са уверени, че са успели. Но истинските виртуални компании изградиха вътрешни взаимоотношения от нулата, наемайки хора, които определено искаха да работят дистанционно, не искаха да бъдат приятели с колеги и предпочитаха да бъдат на значително разстояние от своите началници. Показателно е, че тези компании се управляват от директори, които обичат да изграждат работен процес, които се радват на работата. Много предприемачи казват, че получават изблик на гордост, когато минават през офисите си и виждат хората, за които са създали работа, и атмосферата, която са създали. Мат Мъленвег признава, че е развълнуван да види карта, показваща неговите служители, разпръснати по света.

Когато се върнахме в офиса на 1 март, изпратих писма до служителите. Имаха един въпрос: тогава какво бихте избрали - виртуален или реален офис?

Малцина се изказаха в подкрепа на работата от вкъщи. Ръководителят на нашия лицензионен отдел Питър Маклафлин, един от основните скептици по отношение на експеримента, радикално промени гледната си точка за един месец: „Ни най-малко съмнение – бих предпочел да работя от вкъщи. И не само защото спестявам 300 долара на месец за пътуване и мога да лежа в леглото до 10 часа, след което да направя пет крачки до бюрото си и да се озовавам на работа.

Някои казаха, че биха били добре с междинен вариант: малък офис, по-малко време за пътуване и гъвкаво работно време. Може би това е моделът, който много компании ще възприемат, тъй като телекомуникационните технологии се подобряват още повече, икономиката става още по-глобална, а транспортът се превръща в още по-голям екологичен проблем.

Но повечето служители казаха, че въпреки че перспективата да прекарат по-голямата част от живота си в офиса е депресираща, те никога не са свикнали да работят от вкъщи. „Аз съм за свободата, която дава, но животът ми стана по-малко динамичен“, казва Травис Русе. - Тя слезе само на работа. Но има социален компонент. Пропуснах изненадите, които моите колеги внасят в живота ми.".

Травис също написа: „Липсваха ми приятелите ми“. Може би това е най-силният аргумент да не напускаме офиса, принуждавайки ни да свикваме с всички трудности и неудобства.

След като направи номера при експериментални условия, следващият брой на Inc. започнахме да готвим както обикновено в нашия офис в Манхатън. Честно казано, изпитахме чувство на облекчение, връщайки се към обичайния ритъм и ежедневните срещи със стари приятели. Изпитахме облекчение и по друга причина: бяхме убедени от опит, че ако обстоятелствата притиснат силно, ще можем да оцелеем без нашия красив офис - и все пак да останем редакцията на списанието.

Как да се развиваме у дома?

Но когато претеглите плюсовете и минусите, беше удоволствие да се върна на работа.

Виртуална Америка: числа

Какъв е свят без офиси? Няма да има сериали за офисния живот и пиковите часове по пътищата. Какво друго? Според Telework Research Network, ако всеки, който може - а това са 40% от работещите американци - работеше у дома половината време, това би дало:

+200 милиарда долара увеличение на производителността на труда
+190 милиарда долара спестявания от наем, електричество, отсъствия и текучество на служители
+100 часа всеки ще спести на пътя
- 50 милиона тона емисии на парникови газове
- 276 милиона барела петрол (32% от производството в Близкия изток)
+1500 живота не са загинали при пътни инциденти
+700 милиарда долара обща печалба за американската икономика като цяло

Защо да отидете на "виртуални"

ГРЕМ ХИЛ, основател на ThreeHugger:
Греъм Хил стартира екологичния блог TreeHugger през 2003 г. Случаят бързо нарасна до 10 служители и 30 автори. Discovery Communications купи блога през 2007 г. за 10 милиона долара, според слуховете. Хил вече има нова фирма без офис, която произвежда керамични чаши за кафе. Ако имате доверие на служители и не сте твърде свързани с производството, виртуалната компания е отличен модел ‚спестявате от наем, а това е добре за околната среда, тъй като персоналът не пътува до работа. Отворих Tree-Hugger, докато живеех в Ню Йорк, а след това се влюбих в едно испанско момиче и преместих компанията в нейния апартамент в Барселона. 2,5 години всеки работи по договор. Авторите получават пари за всяка публикация плюс бонус, изчислен от статистиката на посещенията. Те таксуваха на всеки две седмици и аз им плащах чрез PayPal. Някой е живял в Индия, Аржентина и Тайланд. В крайна сметка всичко, от което се нуждаете, е апартамент, лаптоп и достъп до интернет. Можех да остана в Ню Йорк, щеше да е още по-изгодно, но тогава нямаше да получа толкова интересно преживяване.

Докато говорим.

МАТ МАЛЕНВЕГ, основател на Automatic
Mullenweg създаде Automatic през 2005 г. специално за управление на платформата за блогове на WordPress. Сега 55 служители на виртуалната компания обслужват 230 милиона потребители месечно и управляват блогове на големи медии - CNN и списание Time.
Обикновено използваме P2 за комуникация помежду си – нещо като Twitter, който направихме за нашите нужди. Плюс интернет страници и имейл. Опасността е, че можете да разберете погрешно събеседника - например да решите, че е ядосан, когато просто няма време. Почти никога не използваме мобилни телефони и видео чатове, въпреки че смятам, че трябва да им обърнем внимание. И веднъж годишно се събираме, разделяме се на тройки и всеки работи по необичайна задача заедно с необикновени хора. Това е необходимо за обмен на идеи и изграждане на лични взаимоотношения. В известен смисъл това е по-добре, отколкото да се виждате всеки ден: за кратко време ще се опитате да бъдете мили, дори с тези, които не обичате. Нямаме тази пасивна агресия, която пълни много офиси.

Как да управлявам от разстояние.

КЕВИН ХЕЙЛ, съосновател на Infinity Box
Компанията Infinity Box се занимава със софтуер. Нейният продукт Wufoo е добре познат на създателите на уебсайтове. Компанията, основана през 2006 г., има само седем служители. Бизнесът реализира печалба още в годината на основаване, сега компанията има 350 хиляди. клиенти.
Опитваме се да не усложняваме нищо. Вечер служителите отиват в общ текстов файл и записват всичко, което са направили през деня, ако им е отнело повече от половин час. А в петък се събираме в нечия къща и виждаме какво е направил всеки и как е свързано с това, което ще направи. Много е трудно за преглед, когато трябва да гледате колегите си в очите. И вече не правим срещи. Мога да разговарям във видеоразговор или да обменя съобщения с някого. Ако разговорът отнеме повече от 10 минути, е необходима лична среща. Отдалечената работа има страничен ефект: насърчава човека да отлага нещата за по-късно. Затова се фокусираме върху това, което всъщност се прави, а не върху разговорите за бизнес.

Виртуален комплект: 5 необходими устройства.

• Тетрадка. Както и да е, по-голямата част от това, което трябва да работите, е в Интернет. Така че изборът на самия компютър не е толкова важен, не го купувате за игри. Изберете модел, с който не се срамувате да се появите на среща със сериозни партньори. Цената не е толкова значима.
• Слушалки/микрофон. Слушалките с микрофон и Skype в компютъра ви ще ви осигурят по-добър звук от обикновен телефон. Да не говорим, че ръцете ви са свободни сега. Можете да вземете безжични слушалки, но те ще струват 3-4 пъти по-скъпо. Е, ще трябва да помните за батериите.
• Смартфон. Хиляди бизнес приложения, които вече са разработени за iPhone 3G, гарантират лидерството му в смартфоните. Но и софтуерната библиотека на Google също се разраства бързо, а лидерът е изпреварван от многофункционални и стилни смартфони, базирани на операционната система Android.
• рутер. Съвременните рутери - широколентови устройства - не само позволяват на до петима служители да бъдат онлайн наведнъж, но и безжично свързват вашия лаптоп с високоскоростни 4G мрежи, като Mobile WiMAX.
• Уебкамера. В някои случаи може да е достатъчна уеб камера, вградена в капака на лаптопа. Но ако ще провеждате дълги видеоразговори, инвестирайте в по-добра камера, като например тази, която гарантира чист звук и отчетливи изображения дори при много слабо осветление.

Не знаете как да промените живота си към по-добро? Съсредоточете се не върху плюсовете, а върху минусите

Докато не предадете ключовете на собственика. Направете този тест, за да видите дали можете да работите извън офиса:

Какво мислите за аутсорсинга??
A Бих дал жизнените си функции настрани, ако можех (3 точки)
Б Няма да поверявам важни дела на никого. Останалото - отнемам (2 точки)
Дръжте мръсните си ръчички далеч от моя ИТ отдел! (1 точка)

Как вашите клиенти ще реагират на тази промяна?
A За информация на клиентите: ние вече сме виртуална компания (3 точки)
B Да обясним на някого, но като цяло нивото ни говори само за себе си (2 точки)
Организираме "офис на Потемкин", никой няма да знае (1 точка)

Вашият квартал ви дава някои предимства?
Дори не знам кой работи в нашата сграда (3 точки)
B Отношенията със съседите са нормални, поздравяваме се, когато се срещнем (2 точки)
Продаваме програми от циркови представления на входа на цирка (1 точка)

Във вашия офис всеки знае кой какво прави и кога?
A. Ние сме съставили, тествали и описали подробно задълженията на всички служители (3 точки)
Б Идентифицирахме повечето от основните отговорности. В противен случай импровизирайте (2 точки)
Всеки път се изненадвам как успяхме да пуснем нещо отново? (1 точка)

Работете ефективно от вкъщи

Готови сте да похарчите пари за обучение на персонала?
A Ние ще плащаме за обучения, семинари (3 точки)
B Обявете нови свободни работни места. Тези, които се интересуват от професионално израстване, трябва сами да поемат инициативата (2 точки)
В нас всеки прави каквото може и е свикнал. Да минем (1 точка)

Текучеството на персонала ви е голямо?
И Моите хора са с мен от времето на СССР (3 точки)
B Някой остава, някой си тръгва ... (2 точки)
Не знам (1 точка)

Вие контролирате часа на пристигане/заминаване от офиса?
A Поставяме задачи и оценяваме резултата (3 точки)
B Хората знаят своите отговорности. Нека мислят (2 точки)
Не можете без него (1 точка)

Ами ако всички се разпръснат?
И ние обичаме тяхната работа. И те ще харесат нашата компания (3 точки)
B Трябва да се обединим, преди да започнем тези експерименти (2 точки)
Настигнете и убийте (1 точка)

Знайте как да преговаряте?
И мисля за възможните последици от всяка дума. Слушам събеседника (3 точки)
B При важни случаи изпращам писма на всеки и мога да обясня лично (2 точки)
В Да, просто мисля за нещо и всички вече тичат да се представят (1 точка)

Вие лично имате нужда от обкръжението на хората?
И аз обичам екипа си, но бърборенето в офиса пречи на бизнеса (3 точки)
B Обаждания, кореспонденция и понякога срещи ще са достатъчни (2 точки)
Последният въпрос? Ще отида да кажа на нашите! (1 точка)
Резултати:

25 или повече точки - Можете да прекратите договора за наем.
15 до 24 точки - Започнете да експериментирате с гъвкаво работно време и работа от вкъщи.
По-малко от 15 точки - Заключете вратите. Не позволявайте на никого да напуска офиса.

Къде да отида при безслужебните?

Да си остана вкъщи
Цена: безплатно. Концентрация: висока. Не забравяйте: преговаряйте със семейството си. Подходящо: за индивидуална работа. Не е подходящ: ако децата са малки и съседите са шумни.

До плажа
Цена: безплатно. Концентрация: ниска. Не забравяйте: модем за свързване към мрежата. Подходящ за: къпане, тен, имейл. Не е подходящ: за спешна работа и при лошо време.

Към кафенето
Цена: разумна. Концентрация: ниска. Не забравяйте: бакшиш на сервитьора. Подходящ: за неформални срещи. Неподходящо: когато трябва да се съсредоточите.

До библиотеката
Цена: безплатно. Концентрация: висока. Не забравяйте: слушалки с микрофон. Подходящ: за писане на текстове. Неподходящо: ако някой ви се обади.

Наемете маса в обществен офис
Цена: разумна. Концентрация: средна. Не забравяйте: резервирайте място предварително. Подходящо: за смяна на обстановката. Неподходящо: ако имате нужда от поверителност.

Традиционен офис
Цена: скъпо. Концентрация: умерена. Не забравяйте: вземете душ. Подходящ: за срещи с клиенти, съвместна работа, чат. Не е подходящ: ако имате нужда от тишина и спокойствие.