Задача планиране на живота

Всеки от нас се опитва да има предвид безкрайни списъци със задачи. Как да подобрите мозъчната функция и производителността, за да спрете да се чувствате толкова претоварени?

Вие сте под душа, просто сложете шампоан върху косата си и изведнъж си спомняте, че сте забравили да се обадите на сестра си за рождения ден на майка си. Защо точно сега ви хрумна тази мисъл?? Защо не се сетиха по-рано, когато телефонът беше под ръка? Докато се изсушите и се облечете, половин дузина други мисли ще посетят главата ви и ще изтрият мисълта за обаждане от паметта ви. И когато се върнете у дома, често се разстройвате, защото сте забравили да купите мляко. Защо мозъкът ви не ви напомни за мляко, когато бяхте в секцията за млечни продукти и извадихте киселото мляко от рафта??!

Знаете ли защо се случва това? Мозъкът ви не е добър за списък със задачи. И списъкът ви със задачи може да попречи на работата ви, вместо да ви помогне да я свършите. Карсън Тейт, в Лесна за работа, говори за система за съставяне на списък от четири стъпки.

Общ списък със задачи

Всеки от нас се опитва да има предвид безкрайни списъци с приоритетни задачи, като по този начин претоварва паметта си. Какво може да се направи в такава ситуация? Как да подобрите мозъчната функция и производителността, за да спрете да се чувствате толкова претоварени? Решаването на проблеми започва с преразглеждане на вашия списък със задачи. Създайте своя основен контролен списък със ЗАДАЧИ. Списъкът се създава в 4 стъпки:

не съм достатъчно добър

Мисля,
действай,
Вид,
Пазя.

Целта в случая е двойна. Първо, спрете да използвате мозъка си като хранилище и уведомител за информация. И второ, вземете си инструмент, който ще ви позволи бързо да видите какво трябва да се направи и да свършите работата.

"Основната задача на мозъка е да измисля идеи, а не да ги помни.". Дейвид Алън

Етап № 1: Мислете - справете се с мислите си

Трябва да изчистите кеша на паметта си. Помислете за всичките си лични и професионални задачи. Представете си, че вземете и обърнете мозъка си с главата надолу и изхвърлите цялото му съдържание на хартия, бяла дъска или в компютърна програма – като цяло, няма значение какво. Целта е да изхвърлите всички задачи и идеи от главата си и да ги прехвърлите в материалния свят.

Не се притеснявайте за реда, в който се подреждат. Лични задачи, професионални, социални, неформални, краткосрочни, дългосрочни - наредете всичко това в реда, в който ви идват на ум. Примерен списък със задачи, който трябва да задейства разтоварването на мозъка ви и да ви помогне да извлечете всичко, което може да се крие в ъглите на паметта ви.

Проекти (в процес на изпълнение и предстои)
Задължения/обещания, дадени към други хора (колеги, клиенти, познати, половинка, деца, родители, приятели)
Здраве, спорт
Срещите се организират и/или по заявка.
Инструкции, които трябва да бъдат изпълнени.
Домашни задължения (ремонти, покупки, сметки)
Книги, които искате да прочетете
Административни проблеми (поща, социални мрежи)
Делегирани задачи
Изследвания
Предстоящи лични събития (специални дати, рождени дни, празници, ваканции, културни събития)
Почти невъзможно е да приоритизирате, да правите планове и да ги изпълнявате успешно, когато имате предвид всичките си задачи. Освободете ги във външния свят – освободете мозъка си, за да може да прави това, което прави най-добре – продуктивна работа. Това може да отнеме от няколко минути до няколко часа. Затова направете това занимание приятно: налейте си чаша вкусен чай, включете любимата си музика, използвайте любимия си тефтер и химикал.

За какво е план и как да планирате живота си

Когато разтоварването на мозъка приключи, ще забележите, че шумът в главата ви е започнал да стихва. Но това, което сте поверили на хартия или сте въвели в компютър, е във формат, който е напълно неизползваем на практика. Всъщност това, което имате сега, е просто огромна бъркотия. Тя трябва да бъде въведена във форма, която е удобна за използване, за да увеличите производителността си.

Етап номер 2: Акт - фиксиращи действия

Вашата цел е да превърнете всеки елемент от контролния списък за разтоварване на мозъка в конкретно действие или поредица от конкретни действия. С други думи, направете така, че да не се налага да мислите какви точно стъпки да предприемете. Необходимо е незабавно да започнете да решавате проблема.

улика. Всички практически стъпки обикновено започват с глагол за действие: „завърши“, „обади се“, „купува“, „проучи“, „разбери“, „провери“, „говори“, „одобри“, „инсталирай“ и т.н.д.. Ако е възможно, опитайте се да се ограничите до три или четири конкретни дейности за всеки проект.

Тази процедура може да ви отнеме от 30 минути до три или повече часа, в зависимост от броя на елементите в списъка ви.

Етап 3: Сортиране - сортиране и структуриране

Разгледайте списъка си с конкретни действия и помислете как най-добре да ги групирате. Има много начини за сортиране на задачите:

101 съвета как да спестите пари и да бъдете по-богати

чрез инструменти или ресурси, необходими за завършване на конкретен елемент (телефон, имейл, Excel и др.).д.);
от хора (един или друг колега, помощник, съпруг);
по местоположението, в което трябва да се намирате, за да изпълните задачата (вашият офис, офис на клиента, вашият дом, кола, самолет);
по проекти;
до крайния срок;
от нивото на енергия, което трябва да имате, за да вършите ефективно работата (високо, средно, ниско);
до времето, необходимо за решаване на проблема (5 минути, 15 минути, един час).
Има 10 основни категории, от които да избирате, например: обаждания, имейл, самолет, проекти, поръчки, 15 минути, цели и дом, чакащи и може би някой ден". Списъкът „Може би някой ден“ може да бъде пуснат на свобода и направен за вдъхновение.

Етап 4: Пазете - съхранявайте всичко на едно място

За начало трябва да решите какъв тип физически носител - кутия, стена, тетрадка или електронна програма, която ще използвате, за да съхранявате вашия списък със задачи. Много е важно да имате само този списък. Всичко, което трябва да направите, трябва да бъде в полезрението. Това ще ви позволи да го уловите с един поглед и да вземете проверено решение за по-нататъшни действия. Наличието на множество списъци само ще попречи на постигането на целите ви, ще предизвика хаос, стрес и ще ви загуби времето.

Животът е твърде кратък, за да не вземем всичко от него

След като изпълните тези стъпки с всичките си задачи, ще разтоварите мозъка си и ще можете да вършите по-интересни задачи – да генерирате интересни идеи и да ги реализирате, без да се страхувате да пропуснете нещо.

Адаптирано от "Work Easy" на Карсън Тейт.